Văn phòng điện tử, hay còn gọi là E-Office, là hình thức quản lý doanh nghiệp từ xa được nhiều nhà quản lý quan tâm. Trong thời đại công nghệ 4.0 phát triển nhanh chóng, E-Office ngày càng trở nên phổ biến ở nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ, thay thế cho hình thức văn phòng truyền thống. Hãy cùng xem qua bài viết dưới đây để tìm hiểu E office là gì và lý do tại sao mô hình này lại được ưa chuộng đến vậy.
E office là gì?
Khái niệm E-Office
Sự ra đời của thuật ngữ E-Office hay văn phòng điện tử đánh dấu tiền đề cho quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp, sự chuyển đổi từ phương thức quản lý truyền thống sang phương thức quản lý trực tuyến.
E-Office là phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng đáp ứng nhu cầu quản trị, xử lý văn bản công việc, trao đổi thông tin, quản lý nội bộ, tạo lập và quản lý văn bản, văn bản, báo cáo… được thiết kế nhằm thay thế các phương pháp quản lý thông tin truyền thống và hiện đại hóa nó .
Toàn bộ công văn, giấy tờ, đề xuất, báo cáo chính thức đều được tạo lập, phê duyệt và lưu trữ trên nền tảng trực tuyến tập trung, mục đích chính là tạo ra một “văn phòng không giấy tờ” và giúp lãnh đạo dễ dàng quản lý văn bản trực tiếp trên điện thoại di động mọi lúc, mọi nơi. Khi có nhu cầu làm việc tại nhà, 100% hồ sơ, tài liệu luôn được xử lý ngay lập tức để đảm bảo tiến độ làm việc của nhân viên không bị ảnh hưởng.
Có những loại E-Office nào?
Để đáp ứng nhu cầu vận hành và bố trí văn phòng, mô hình E-Office được lập trình thành nhiều loại:
- Văn phòng ảo
- Văn phòng xanh
- Văn phòng đa chức năng
- Văn phòng mở
- Văn phòng trọn gói
- Văn phòng chia sẻ
Xem thêm: Cho thuê văn phòng Quận 7
Lợi ích của văn phòng điện tử E-Office
Sở dĩ E-Office được sử dụng rộng rãi không chỉ ở các doanh nghiệp Việt Nam mà còn ở nhiều nơi trên thế giới là do những ưu điểm mà phần mềm này mang lại.
Tạo môi trường làm việc hiện đại
Thay vì hàng ngày phải xử lý hàng đống tài liệu, sổ sách như văn phòng truyền thống cũ, E-Office sẽ tạo ra một môi trường làm việc “số” – mọi thông tin, tài liệu đều được lưu giữ, mọi công việc đều được thực hiện bằng điện tử.
Sử dụng phần mềm cũng có thể hoàn thành công việc của bạn nhanh hơn và dễ dàng hơn chỉ bằng một vài bước đơn giản. Người dùng cũng có thể liên lạc, trò chuyện dễ dàng hơn thông qua phần mềm mà không cần phải trực tiếp đến các cuộc họp hay đi du lịch.
Thiết lập hệ thống quản lý chặt chẽ
Bằng việc sử dụng phần mềm văn phòng, lãnh đạo có thể quản lý nhân viên chặt chẽ hơn đồng thời phân công nhiệm vụ minh bạch, rõ ràng mọi lúc, mọi nơi. Nhân viên công ty cũng có thể dễ dàng quản lý, xem toàn bộ tài liệu, thông tin lưu trữ trong phần mềm mà không cần mất thời gian tìm kiếm, sắp xếp, vì mọi dữ liệu đều được đồng bộ và lưu trữ có chọn lọc trong phần mềm, tránh trùng lặp.
Phần mềm văn phòng cũng có tính bảo mật cao. Nhờ đó, vấn đề rò rỉ thông tin trên hệ thống hầu như không tồn tại, giúp hạn chế sự lo lắng của người dùng.
Ngoài ra, người dùng có thể theo dõi tiến độ, nhập nhiệm vụ kịp thời, sắp xếp công việc và nhận xét từng mục. Bằng cách này, tiến độ công việc sẽ được đảm bảo và thông tin có thể đến tay người dùng một cách nhanh chóng, từ đó giúp nâng cao hiệu quả công việc của các thành viên công ty.
Tiết kiệm thời gian và tiền bạc
Các văn phòng truyền thống thường phải chi nhiều tiền cho giấy tờ, văn phòng phẩm, giấy in, mực in, dụng cụ lưu trữ hồ sơ, tài liệu, chi phí đi lại, vận chuyển,… Tuy nhiên, với E-Office, mọi công việc, nghiệp vụ đều có thể được giải quyết nhanh chóng bằng công nghệ thông tin. Nó giúp các doanh nghiệp, doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí và giảm thời gian xử lý công việc, từ đó tăng hiệu quả sử dụng nguồn lực công.
Nâng cao năng suất lao động
Việc sử dụng E-Office có thể giúp người quản lý và nhân viên quản lý công việc nhanh chóng, chuyên nghiệp và hiệu quả, đồng thời phát huy nguồn nhân lực để tối ưu hóa hiệu quả công việc.
Thúc đẩy doanh nghiệp thực hiện quá trình “số hóa”
Trong bối cảnh công nghệ 4.0 đang tích cực thâm nhập vào nhiều lĩnh vực, việc ứng dụng các giải pháp hiện đại như E-Office sẽ giúp khuyến khích các doanh nghiệp thực hiện đầy đủ quá trình “số hóa”.
Nó có nhiều ưu điểm nhưng nhược điểm của E-Office cũng không thể tránh khỏi. Vì văn phòng điện tử có thể làm việc từ xa bất cứ lúc nào, người dùng có thể dựa vào Internet và sự tương tác, giao tiếp giữa người với người trong văn phòng là không thể.
So sánh văn phòng điện tử và văn phòng truyền thống
Sau khi hiểu rõ văn phòng điện tử là gì, người dùng dễ dàng nhận thấy sự khác biệt giữa nó và văn phòng truyền thống. Văn phòng truyền thống là một mô hình sở hữu và quản lý doanh nghiệp. Thiết kế nội thất đơn giản, không gian làm việc được phân chia rõ ràng, toàn bộ văn phòng ít sáng tạo và sử dụng ít thiết bị công nghệ.
Nội thất văn phòng
Văn phòng truyền thống:
- Trang thiết bị: không hiện đại và sáng tạo, nội thất cũ kỹ, không đa dạng và sáng tạo
- Vách ngăn: thường bằng cửa hoặc tường kiên cố, tường cao ngăn cách hoàn toàn không gian
- Chất liệu: chủ yếu là gỗ tự nhiên cao cấp, gỗ sồi,…
- Bàn ghế: hình chữ nhật thường, ghế 4 chân
Văn phòng điện tử:
- Trang thiết bị: hiện đại, thông minh như máy in, đồng hồ hẹn giờ…
- Vách ngăn: Hạn chế sử dụng ở mức tối đa, thường được làm bằng kính trong suốt, giúp tạo không gian mở cho văn phòng, khiến không gian rộng rãi, thoáng mát hơn và đảm bảo tính thẩm mỹ.
- Chất liệu: PVC, nhựa, gỗ, kim loại, v.v.
- Bàn ghế: thiết kế đẹp, đa năng, linh hoạt, nhiều module ghế, dễ tháo lắp, di chuyển, thiết kế đơn giản nhưng đa dạng về hình dáng như hình tròn, hình bầu dục,…
Tính thẩm mỹ
Văn phòng truyền thống thường mang nét cổ điển rõ rệt như bàn vuông bốn góc, tông màu trắng xám mát hay màu gỗ tự nhiên. Trong khi đó, văn phòng điện tử hiện đại tràn đầy sức sống, trẻ trung với màu sắc cân đối, hài hòa và bố cục khoa học. Thiết kế văn phòng điện tử thông minh thường dễ kích thích khả năng sáng tạo của nhân viên hơn.
Ứng dụng công nghệ
- Văn phòng truyền thống sử dụng máy tính, kết nối internet thay vì WiFi hay 4G và hiếm khi thấy công nghệ hiện đại. Việc quản lý, lưu trữ thông tin thường được thực hiện thông qua các văn bản, tập tin.
- Văn phòng điện tử thường được trang bị các thiết bị công nghệ hiện đại như laptop, iPad, smartphone, camera, wifi, FaceID, máy quét vân tay, v.v. Tất cả các loại máy in, máy fax và máy photocopy đều áp dụng công nghệ cao và mới nhất. Thông tin cũng được lưu trữ trong phần mềm và hệ thống của công ty, giúp việc tìm kiếm và lọc nhanh hơn và dễ dàng hơn.
Không gian làm việc
Văn phòng truyền thống:
- Vị trí của từng bộ phận, dịch vụ và cá nhân cố định và độc lập
- Sự phân bổ các cấp bậc nhân viên khác nhau: giám đốc, phó giám đốc, quản lý, nhân viên
- Không gian mát mẻ, thiết kế nội thất truyền thống, ít sáng tạo
- Không có nhiều không gian linh hoạt để đi từ một nơi chuyển đến nơi khác
- Không gian bảng và ánh sáng không thể được tối ưu hóa
Văn phòng điện tử:
- Không gian mở, thân thiện, sáng tạo, khuyến khích nhân viên làm việc
- Vách kính được sử dụng thay cho những tấm tường lớn kiên cố
- Bố trí nội thất linh hoạt, độc đáo, dễ dàng di chuyển giữa các khu vực
Xử lý công việc
Văn phòng truyền thống: Mọi thủ tục, hồ sơ cần phải do nhân viên tự xử lý, khi có công việc cần quản lý, rà soát phải thông qua nhiều phòng ban các cấp.
Văn phòng điện tử: Máy móc hiện đại đa dạng hóa, lưu trữ tài liệu, thông tin, kết nối nhân viên và các phòng ban, tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Tránh các chương trình không cần thiết càng nhiều càng tốt.
Làm thế nào để tạo một văn phòng điện tử?
Tùy thuộc vào quy mô của mỗi công ty mà cách thức xây dựng và thiết kế văn phòng điện tử sẽ khác nhau. Hoạt động của văn phòng thường rất đa dạng như các vấn đề liên quan đến nhân sự, tài liệu, quản lý công việc và các nghiệp vụ khác. Các hoạt động này được lập trình dưới dạng module (mô-đun chức năng) nhằm giúp người dùng văn phòng điện tử một cách hiệu quả và thông minh nhất.
Hiện nay có rất nhiều ứng dụng thực hiện các nghiệp vụ văn phòng bằng điện tử. Ở Việt Nam cũng có nhiều đơn vị tạo ra ứng dụng văn phòng điện tử. Chỉ với vài bước đơn giản, doanh nghiệp có thể tạo văn phòng điện tử theo ý muốn.
Tư vấn cho thuê văn phòng cao cấp
Maison Office là một trong những công ty tư vấn cho thuê tòa nhà văn phòng tại Hà Nội và TP.HCM. Maison Office có đội ngũ chuyên gia, tư vấn viên có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, đã giúp hàng ngàn công ty tìm và thuê được văn phòng phù hợp nhất.
Maison Office luôn nắm bắt và cập nhật những thay đổi lần đầu tiên về giá thuê văn phòng tại Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh cũng như diện tích văn phòng sẵn có, cung cấp thông tin chi tiết về tình hình thị trường và cập nhật nhanh chóng về hỗ trợ khách hàng, đàm phán hợp đồng và các điều kiện tốt nhất. Dịch vụ, giá cả và điều kiện cho thuê. Maison Office sẽ hỗ trợ khách hàng bằng sự trung thực và tận tâm.
Liên hệ ngay với Maison Office để được tư vấn miễn phí và cập nhật thêm thông tin thuê văn phòng!
Thông tin liên lạc:
- Văn phòng TP.HCM: Tầng 3, ACM Building, 96 Cao Thắng, P.4, Quận 3, TPHCM
- Văn phòng Hà Nội: 170 Trần Duy Hưng, P. Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội
- Email: info@maisonoffice.vn
- Điện thoại: 0988902468
- Website: https://maisonoffice.vn
Trên đây là bài viết chia sẻ E office là gì cũng như phân biệt văn phòng điện tử với văn phòng truyền thống. Hi vọng những thông tin này hữu ích với bạn.
